Niepłacenie faktur w terminie, to jedna z chorób, które toczą polski biznes w różnych okresach i z różnym nasileniem. Im trudniejsza sytuacja w gospodarce, tym zaburzenia w przepływie płynności są większe. Jak raportują analitycy z firmy Keraala Reaserch, którzy na zamówienie BIG Info Monitor zrealizowali badanie SKANER SEKTORA MŚP dotyczące zaległości – w 3 kwartale 2022 roku zwiększył się udział firm posiadających w ostatnim półroczu faktury przeterminowane o ponad 30 dni.
Obecnie aż 50,8 proc. firm potwierdza, że ma tego typu należności. Wobec poprzedniego odczytu to więcej o 7,3 pkt. proc. Firmy informujące o takich przedawnieniach to istotnie częściej małe (10-49) i średnie podmioty (50-249), zwłaszcza firmy handlowe i producenci. Taki rosnący trend zaległości niestety utrzymuje się od czwartego kwartału 2021 roku.
– Trzeba reagować od razu, kiedy tylko wystąpi zaległość. Zalecam upomnieć się już 2 dnia po terminie. Dopiero drugiego dnia, bo wtedy mamy już pewność, że w tym dniu kiedy nasz kontrahent miał zrobić przelew, tego nie zrobił. Gdyby go zrobił, to najpóźniej następnego dnia przelew byłby u nas – przekonuje Tomasz Kołkiewicz założyciel startupu Flobo do automatycznej obsługi należności i twórca metody wczesnej windykacji
Dlaczego upomnienia bywają nieskuteczne?
– Jeszcze kilka lat temu normalną sytuacją w naszej firmie było to, że klienci nam zalegali z zapłatą za faktury. W niektórych wypadkach zaległości sięgały nawet kilku miesięcy. Części z nich nie udało się uzyskać nawet na drodze sądowej, bo klient zdążył zbankrutować – opowiada Tomasz Kołkiewicz założyciel Flobo. W pewnym momencie zdałem sobie sprawę, że za późno reaguję, co powoduje, że te przypomnienia i upomnienia, które wysyłałem do klientów, były po prostu nieskuteczne. Windykacja po kilku miesiącach też zwykle nie przynosiła skutku, bo klient przestawał w końcu odbierać telefon.
Na bazie własnych doświadczeń Tomasz Kołkiewicz opracował autorskie rozwiązanie, które wspiera przedsiębiorców w procesie odzyskiwania należności. Flobo automatyzuje wysyłkę spersonalizowanych przypomnień a dodatkowo monitoruje faktury i oznacza te, które stają się przeterminowane. Całe rozwiązanie jest oparte na doświadczeniach biznesowych agencji SEO4.net.
– W tej chwili nie mamy już faktur przeterminowanych o kilka miesięcy. Klienci testują naszą cierpliwość najdalej do momentu, kiedy zostaną dopisani do Biura Informacji Gospodarczej, czyli to działa.
Nota księgowa, której boją się dłużnicy
Procedura zaczyna się od monitorowania historycznych płatności, czyli przypomnieniu klientowi, który potencjalnie może się spóźnić, że nadchodzi termin, w którym powinien zapłacić fakturę. Kolejne powiadomienie jest wysyłane 2 dni po terminie.
Dalszym krokiem jest prośba o kontakt w przypadku problemów z uregulowaniem zobowiązania wraz z informacją, że w przypadku braku reakcji zostanie wystawiona nota księgowa na kwotę 40 euro (art. 10 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. Dz.U. 2013 poz. 403). Można ją wystawić bez wezwania, do każdej wystawionej faktury, której termin płatności minął.
W razie braku reakcji – wysyłana jest wspomniana nota na 40 euro z terminem 7 dni na jej zapłacenie. Następnie zaległość jest przekazywana do Biura Informacji Gospodarczej.
Tomasz Kołkiewicz nie ukrywa, że to właśnie wystawienie noty księgowej na 40 euro jest często impulsem, który sprawia, że klienci płacą.
– Ustawodawca daje możliwość wystawienia noty już pierwszego dnia po terminie płatności. Natomiast ja zachęcam, żeby nie wykorzystywać tego w taki sposób, żeby nie zaskakiwać klienta. Dajmy klientowi możliwość zareagowania i koniecznie uprzedzajmy go o tym – doradza.
Flobo automatycznie wystawia notę księgową i jest to spore ułatwienie, bo operacja ta wymaga przeliczenia euro na złote wg. kursu z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego miesiąc, w którym faktura stała się wymagalna. Automatyzacja znacznie upraszcza ten proces i niweluje możliwości pomyłki w dość skomplikowanych przeliczeniach.
Czego obawiają się przedsiębiorcy?
Jednak największy problem, związany ze ściąganiem należności, nie leży w samym procesie dopominania się o uregulowanie faktury i tym jak powinien być skonstruowany. Problem leży w mentalności przedsiębiorców, którzy boją się upominać klientów, żeby ich nie stracić.
Keralla Reaserch we wspomnianym wyżej badaniu, zapytał też przedsiębiorców o to czy podjęli jakieś działania, żeby przeterminowanych faktur o ponad 60 dni było mniej. Wynika z nich, że aż 35 proc. badanych podejmuje rozmowy z klientem a ponad 20 proc. natychmiast reaguje na opóźnienia i ściąga należności.
20 proc. przedsiębiorców, dokładniej niż wcześniej, sprawdza kontrahenta przed współpracą, ale jednocześnie 27 proc. firm deklaruje, że miało i ma takie opóźnienia co oznacza, że traktuje to jako normalny element biznesu i nic z tym nie robi.
– To, że klient nie ma płynności nie oznacza że nie zapłaci tej faktury. Chodzi o to, żeby twoja faktura miała wysoki priorytet. I swoimi działaniami pokazujesz, że nie blefujesz i konsekwentnie poprowadzisz kolejne kroki, jeśli dłużnik nie zareaguje – przekonuje Tomasz Kołkiewicz.
